Por Sônia Jordão

Quando implantamos um Programa 5S’s ou de Gestão da Qualidade, visamos a melhoria do ambiente que nos cerca e a nossa qualidade de vida. Só que não basta implantar o Programa, é necessário mantê-lo. Para saber se este está realmente implantado e se as pessoas o praticam, nada melhor do que realizar uma auditoria.

A auditoria é um exame detalhado de uma série de condições que se almejou, a fim de verificar se essas condições foram atendidas. Essa auditoria pode ter diversos objetivos, entre eles:

A verificação ou análise do Programa é necessária para averiguar a sua eficácia. Essa verificação é conhecida, no espaço organizacional, como auditoria interna.

Nas empresas, a auditoria será realizada por uma equipe de auditores, devidamente treinados para essa tarefa. Pode-se, também, realizar uma auditoria informal, em que a direção, os gestores ou as pessoas-chaves circulam pelas áreas da organização, oferecendo apoio para melhorar a prática e difundir o Programa que está sendo implantado.

Antes de começar a auditoria propriamente dita, é preciso elaborar um programa da auditoria, um roteiro, e, se possível, uma lista de verificação para que os auditores se orientem durante o processo. Com a lista de verificação em mãos, os auditores entrevistarão os responsáveis pelos processos e outros colaboradores, examinarão registros, analisarão documentos e irão observar as atividades, tendo em vista os requisitos que precisam ser atendidos e as evidências desse atendimento. Quando se planeja bem, a auditoria os resultados tendem a ser melhores.

A auditoria precisa ser objetiva, com indicadores mensuráveis ou com informações confirmadas por mais de uma fonte. O tempo da auditoria depende do tamanho da organização a ser auditada. Em auditorias não se verifica tudo, já que é um processo de amostragem. Diferentemente de uma inspeção onde se verifica tudo. Portanto, ao se planejar a auditoria é bom programar o tempo previsto para se auditar cada local, setor ou processo.

Após a auditoria, o auditor apresenta ao grupo o que ele encontrou que precisa ser resolvido e/ou melhorado. Em um relatório é registrado o que foi visto, tanto as conformidades quanto as não conformidades, observações ou preocupações encontradas. Nesse relatório o auditor também registra alguma oportunidade de melhoria que ele julgar pertinente sugerir e os pontos fortes observados durante a auditoria. Um relatório bem preparado servirá como uma ferramenta para a implantação de ações corretivas, preventivas e de melhorias necessárias.

De posse do relatório a equipe, além de resolver os problemas detectados, é importante procurar analisar as causas dos problemas encontrados. Quando se descobre às causas fundamentais do problema é possível atuar nessas causas e evitar sua reincidência. Com isso, o problema não se repetirá mais.

À medida que a organização implanta o processo de auditorias, passa a crescer e melhorar continuamente. Melhora ao se preparar para receber a auditoria e após resolver os problemas e implementar as oportunidades de melhorias detectadas. Sem contar que durante a auditoria são detectados os problemas que precisam ser resolvidos. Após as primeiras auditorias, o normal é se resolver os problemas, e depois começar a melhorar o que já está bom. Assim, com a melhoria contínua, se consegue chegar a excelência.

Sônia Jordão é especialista em liderança, palestrante e escritora, com centenas de artigos publicados.  Autora dos livros: “A Arte de Liderar” – Vivenciando mudanças num mundo globalizado, “E agora, Venceslau? – Como deixar de ser um líder explosivo”, “E agora, Lívia? – Desafios da liderança” e de “E agora, Alex? Liderança, talentos, resultados”. Co-autora dos livros “Ser + com T & D” e “Ser + com palestrantes campeões”.

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